Open space, czyli w dosłownym tłumaczeniu na język polski otwarta przestrzeń to model wnętrz biurowych projektowanych w największym skrócie mówiąc tak, aby wszyscy pracownicy zatrudnieni w danym podmiocie siedzieli wspólnie. Taki schemat organizacji pracy jest charakterystyczny zwłaszcza dla przedsiębiorstw dużych, w tym głównie dla tradycyjnych korporacji.
Biura w modelu open space zrodziły się właśnie za sprawą wielkich międzynarodowych korporacji, które sukcesywnie zaczęły się pojawiać na terenie naszego kraju. To sprawiło, że dzisiaj wiele nowoczesnych firm – nieważne czy dużych czy mniejszych, decyduje się na to, aby wprowadzić podobny rodzaj wnętrz biurowych z kilku konkretnych powodów. Po pierwsze jest to modne i takie przedsiębiorstwa prezentują się, jako prestiżowe, renomowane, podążające za trendami. Po drugie jest to bardzo duża oszczędność, jeżeli chodzi o kwestie finansowe. Generalnie wynajmujemy jedną olbrzymia halę, na którą pakujemy wszystkich naszych pracowników. Nie trzeba kupować czy budować całego dużego obiektu bądź płacić za wynajem kilku pięter. Pomieszczenie się każdego z kilkudziesięciu czy nawet niekiedy kilkuset pracowników jest możliwe za sprawą dużej oszczędności miejsca. Po trzecie, ważną i wartą zarazem wyszczególnienia cecha biur w typie open space okazuje się ich duża plastyczność a także elastyczność. Nie ma przecież żadnego kłopotu, aby w każdym dowolnym momencie zreorganizować prace poszczególnych osób, przenosząc je z jednego stanowiska do drugiego.
Można łatwo łączyć pracowników w ekipy, które wcale nie muszą być stałymi teamami, w jakich będzie przebiegała ich codzienna praca. W przypadku zmieniających się projektów i wiążących się wraz z tym zmian personalnych poszczególnych ekip praca w systemie rozlokowania pracowników po osobnych pokojach jest po prostu mało praktyczna. By dowiedzieć się czegoś, popytać czy zamienić słowo, konieczne jest przechodzenie z jednego wnętrza do drugiego, a czasem nawet wędrowanie po schodach z piętra na piętro. W biurach modelu open space wystarczy zawołać potrzebną nam w danym momencie osobę czy też podjechać na fotelu i porozmawiać o sprawie. Jest to dużo bardziej komfortowe, a także znacząco usprawnia i co ważne z perspektywy pracodawcy – ogromnie ułatwia i przyspiesza robotę! Dzięki temu pracownicy nie tracą bezsensownie czasu na to, żeby przemieszczać się z miejsca do miejsca. Można zatem stwierdzić, że biura open space pozwalają zwłaszcza na dobrą logistykę i funkcjonalność.
Niestety wnętrza tego rodzaju pociągają za sobą również pewne wady. Nie ma co ukrywać, że każdy pracownik odnajdzie się znakomicie w takich warunkach pracy, bowiem z pewnością tak nie jest. Ludzie przebojowi, lubiący prace w grupie, sprawdzający się w roli współpracownika czy nawet lidera, komunikatywni i produktywni bez problemu odnajdą się w takich okolicznościach. Co innego natomiast z tymi, którzy są bardziej skryci czy nieśmiali bądź, którzy wykazują się wyłącznie w pracy w trybie indywidualnym. W ich przypadku takie warunki jak open space na pewno nie będą komfortowe. Niemniej jednak jest to szansa na otwarcie się i nawiązanie nowych znajomości oraz ciągłe podtrzymywanie kontaktów towarzyskich, ponieważ siedzimy z kolegami z pracy biurko w biurko. Nie dzielą nas drzwi czy nawet osobne pokoje, dlatego też relacje nawiązują się w ten sposób znacznie bardziej i o wiele szybciej.
Atmosfera takiej pracy jest milsza z tego punktu widzenia, że mamy stały kontakt z drugą osobą. Niestety jest to też w pewnych okolicznościach znacznie większa presja czasu. Co więcej, w biurach open space nie ma możliwości ograniczenia hałasu. Jest głośno, w zasadzie niezależnie od tego, w jakim rodzaju przedsiębiorstwa jesteśmy zatrudnieni. Wszystko za sprawą nie tyle samych pracowników, których jest w jednym pomieszczeniu kilkudziesięciu a czasem nawet i kilkuset, ale głównie z powodu sprzętów, jakie są tam zgromadzone. Ich nawet ciche i niewyczuwalne dla ucha działanie nie jest niekomfortowe, gdy mowa o jednym komputerze czy pojedynczej drukarce a nie setkach czy dziesiątkach tego typu sprzętów.
Ponadto warto zwracać uwagę czy oferując pracownikom takie warunki realizacji ich obowiązków, pracodawca sam należycie spełnia swoje obowiązki narzucone mu przez kodeks pracy oraz czy przestrzega tak ważnych norm z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie chodzi bowiem o to, aby za wszelką cenę zaoszczędzić miejsca i nie płacić większych sum pieniężnych za wynajem konkretnego lokum. Istotne jest, aby pracownicy mogli pracować w godnych warunkach – tak jest przykładowo wtedy, kiedy stanowisko pracy jest takie samo dla każdego z pracowników wykonujących ten sam bądź podobny charakter pracy. To oznacza, że skoro jeden pracownik ma takie a nie inne biurko, to drugi nie powinien być w tej kwestii gorszy. Dobrane odpowiednio do osoby zatrudnianej musi być także krzesło obrotowe do biurka. Ważne, aby komputer był ustawiony tak, aby nie nadwyrężał się wzrok jego użytkownika. Pracujący powinien też czuć się na swym stanowisku biurowym bardzo komfortowo – mógł zachować bezpieczna przestrzeń oraz strefę prywatną. Jeszcze jedna kwestia to to, w jakich odległościach ustawiane są monitory oraz wszelkiego typu urządzenia elektroniczne.
Biuro w stylu open space
Powierzchnie aranżowane w stylu open space charakteryzują się forma prostą, wręcz minimalistyczną. Jest to dobre z tego względu, że pomieszczanie takie nie są zagracane. Nie wypełniają je niepotrzebne klamoty, które często gromadzone są przy tradycyjnym podziale na pokoje. W tym przypadku liczy się każda wolna przestrzeń, bowiem można ją przecież zagospodarować tak, aby stała się nowym stanowiskiem pracy dla nowego pracownika. W zakresie open space można jednak wyróżnić jeszcze swego rodzaju podział na dwa główne typy wnętrz – albo jednolite, w którym nie ma dodatkowego podziału na pojedyncze punkty pracy albo biura open space, w których pracujący mają własne, osobne stanowisko odgrodzone specjalnymi przegródkami od innych pracowników. Korzyści są obustronne – w pierwszej sytuacji lepiej pracuje się w teamie, w drugiej natomiast znakomicie można sprawdzić się w pracy indywidualnej, gdzie potrzeba ciszy, spokoju, nieskrępowania.
Dlatego też wiele zależy po prostu od charakteru realizowanych w firmie zadań oraz od jej branży. Przykładowo agencja interaktywna, która bazuje na projektach robionych przy pomocy rozmaitych specjalistów z różnych dziedzin chętniej wybierze pierwszy z wyżej przybliżonych modeli biur open space, a więc powierzchnie jednolite, które nie mają żadnych przegrodzonych punktów pracy. Jest to przede wszystkim świetna szansa na to, aby usprawnić pracę teamową. Z kolei tradycyjne call center dużo bardziej skłaniać się będzie do wynajmu powierzchni open space, ale z osobnymi stanowiska i pracy. Przecież, gdy urywają się telefony, a jakość połączenia nie zawsze jest idealna, nie możemy robić sobie dodatkowych zakłóceń. Wystarczy wtedy zwyczajna przegródka między sąsiednimi stanowiskami pracy a od razu robi się ciszej a pracownik może zebrać myśli i skupić się na tym, o czym rozmawia z klientem. Takie przegródki, o których mowa w niniejszym akapicie, określa się fachowo mianem ścianek działowych, które są oparte na szerokim wachlarzu różnorodnych profili zespalanych ze sobą poprzez wielorakie wypełnienia, co daje możliwość uzyskania niby zwyczajnej ścianki, ale w praktyce bardzo wyciszającej hałas przegrody, jaka skutecznie redukuje docierający do pracownika dźwięk. Nie ma szumów, zakłóceń, wzajemnego zagłuszania się czy nachodzenia się głosów kilku osób mówiących w tym samym momencie. Wypełnieniem takich ścianek działowych mogą być szkło, tapicerka czy nawet płyta meblowa – wszystko zależy od kwestii indywidualnych, posiadanego na ten cel budżetu oraz aranżacji ogólnej całego pomieszczenia. Warto również nadmienić, iż cechą szczególną wyróżniająca charakteryzowane tu przegródki jest modułowość, a więc opcja dowolnej konfiguracji tych ścianek w zależności od naszych osobistych potrzeb w danym momencie.
Oznacza to więc w praktyce, że nie musimy wynajmować nowych wnętrz, ale możemy swobodnie modyfikować biuro typu open space wedle własnego uznania. Wystarczy zrekonstruować zabudowę, poszerzyć czy opcjonalnie zmniejszyć inne punkty pracy, przemieszczać ścianki, układać wybrane konfiguracje. Co więcej, takie ścianki działowe są bardzo szybko i sprawnie montowane oraz demontowane. Na rynku dostępne są zarówno takie modele, które skonstruowane są na specjalnych nóżkach, jak i takie, które mogą zostać przymocowane na trwałe do biurka na tak zwanych stopkach. Dzięki przegrodom można pracować w ciszy i spokoju. Gwarantują one odpowiednią izolacje i to zarówno akustyczną, jak i termiczną. Za najbardziej korzystne pod względem finansowym, uznaje się przegródki działowe wykonywane ze zwyczajnej płyty meblowej. Jest to jednak mało efektywny element akustyczny.
Poprzez rozwiązania biurowe typu open space wcale nie musimy nabawiać się problemów ze słuchem. To, że jest w takich otwartych przestrzeniach znacznie bardziej głośno niż w pokojach osobnych przeznaczonych do użytkowania mniejszego grona pracowników, może być zredukowane poprzez zainwestowanie w nowoczesne sufity, które coraz częściej proponują designerzy oraz architekci wnętrz biurowych. Chodzi o sufity podwieszane, które są funkcjonalne, bowiem mają zwiększony współczynnik pochłaniania dźwięków. Są one z reguły wykonywane na całej powierzchni danego pomieszczenia biurowego. Na pewno dużo ciszej będzie również wtedy, kiedy zainwestujemy w wykładziny czy kotary bądź nawet rolety, bowiem nie będzie wtedy bardzo dużego echa i pogłosu. Musimy w ten sposób „zrekompensować” pracownikom to, że muszą w swojej pracy wykazać się dodatkowymi umiejętnościami wynikającymi z pracy w takich a nie innych warunkach. Do tych dodatkowych umiejętności zaliczyć należy możliwość szybkiej koncentracji, pracy pomimo rozpaczających czynników, skupienia i zaangażowania w pracę, pracy w grupie i indywidualnie mimo obecności grupy oraz podzielności uwagi. Najważniejsze jest przede wszystkim to, aby zagwarantować naszym pracownikom pełen komfort pracy.